Retningslinjer for forsvarlig forretningsadferd

1 Introduksjon

Hos Toyota Sørvest, (heretter kalt TSV) er vi forpliktet til å respektere universelle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er fastsatt i FNs veiledende prinsipper for virksomhet og menneskerettigheter" (UNGP), den internasjonale konvensjonen om økonomiske, sosiale og Kulturelle rettigheter av 1966, den internasjonale konvensjonen om sivile og politiske rettigheter av 1966 og ILOs konvensjoner om grunnleggende prinsipper og rettigheter på arbeidsplassen (tilsammen "Internasjonale menneskerettigheter").
Vi respekterer rettighetene til våre medarbeidere, arbeidere i forsyningskjeden vår, og andre som kan bli påvirket av våre aktiviteter.

Målet med retningslinjene for ansvarlig forretningsatferd er å beskrive vår forpliktelse til å respektere internasjonale menneskerettigheter, og hvordan vi implementerer tiltak for å stoppe, forhindre eller redusere potensielle og faktiske negative innvirkninger på internasjonale menneskerettigheter som TSV har. kan forårsake eller bidra til, eller som er direkte knyttet til våre virksomheter, produkter eller tjenester. Retningslinjene er våre prinsipper for hvordan vi vil beskytte og forbedre menneskerettighetene til våre medarbeidere, kunder og alle personer som er involvert i og påvirket av våre forretningsaktiviteter.

Vår største leverandør og samarbeidspartner, Toyota Norge AS, har flere styrende dokumenter for bærekraft som påvirker vårt konsern.

2 Engasjement

TSV sine retningslinjer for ansvarlig forretningsadferd er grunnlaget for vår overholdelse av internasjonale menneskerettighetsforpliktelser.

Alle ledere og medarbeidere i TSV er ansvarlige for å etterleve den norske åpenhetsloven (lov 2021-06-18-99) og for å sikre at TSV overholder internasjonale menneskerettighetsstandarder.

Bilindustrien støttes av en rekke mennesker, inkludert lokalsamfunn, leverandører, forretningspartnere som forhandlere, kunder osv. Derfor erkjenner vi at vår forretningsdrift kan være utsatt for potensielle og faktiske menneskerettighetspåvirkninger. Vi søker å opprettholde andres menneskerettigheter og skal håndtere alle menneskerettighetsbrudd som kan oppstå fra vår forretningsdrift ved å ta ansvar for dem.

Vi forventer at våre leverandører og forretningspartnere også respekterer internasjonale menneskerettigheter. Våre krav og forventninger til leverandører og forretningspartnere er beskrevet i «TSV sine retningslinjer for leverandører». Vi søker også å inngå kontraktsmessige avtaler med våre leverandører og forretningspartnere som krever at de respekterer universelle menneskerettigheter i deres arbeid for TSV, alt etter arten av deres arbeid for oss.

3 Aktsomhetsvurdering med hensyn til menneskerettigheter (Due Diligence)

3.1 Generelt

For å oppfylle ansvaret for å respektere internasjonale menneskerettigheter, har vi etablert og vil kontinuerlig forbedre et system for aktsomhetsvurdering (Due Diligence) for å identifisere, forhindre og redusere negative menneskerettighetspåvirkninger fra vår forretningsdrift.
Aksomhetsvurderingen vil bli utført i tråd med "OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct" og åpenhetsloven.

3.2 Integrering av retningslinjer (RMC) for leverandører i våre styringssystemer

TSV har gjennomgått retningslinjer for leverandører, retningslinjer for forsvarlig forretningsadferd og våre etiske retningslinjer for å samsvare med åpenhetsloven og standardene i OECD-retningslinjene. I tillegg har TSV utviklet og vedtatt disse retningslinjene for å vise TSV sine forpliktelser til å respektere internasjonale menneskerettigheter i bedriften, og forventninger til leverandører og forretningspartnere på dette området. Retningslinjene vil bli gjort tilgjengelig på TSV sin nettside.

Retningslinjene vil bli kommunisert til medarbeidere og innleide i TSV. Vi har tildelt ansvaret på tvers av virksomheten for å implementere alle deler av retningslinjene i våre styringssystemer. Nødvendig opplæring vil bli gitt for medarbeidere i TSV for å hjelpe dem å forstå og gjennomføre retningslinjene i relevante selskap/lokasjon/avdeling. Vi sikrer også at disse retningslinjene er innlemmet i de nødvendige prosessene.

3.3 Vesentlighetsanalyser

TSV utfører risikovurderinger for å identifisere de viktigste og mest relevante risikoene i vår egen forretningsvirksomhet inkludert aktivitetene til våre leverandører og forretningspartnerne. Den første screeningen er basert på risikofaktorer som høyrisikoområder og -bransjer. Basert på funnene fra denne risikovurderingen, vil TSV sette i gang grundigere undersøkelser og iverksette tiltak. Hver gang TSV eller virksomheter i leverandørkjeden gjør vesentlige endringer, vil risikovurderingen bli oppdatert med ny og relevant informasjon.

3.4 Vurderinger av prioriterte risikoområder

TSV vil vurdere de prioriterte risikoområdene basert på flere faktorer som:

·         alvorlighetsgraden og omfanget av risikoen

·         i hvilken grad TSV direkte eller indirekte har eller kan ha forårsaket eller bidratt til risikoen

·         lengden av det aktuelle forretningspartnerskapet der risikoen finnes

·         muligheten for å bruke innflytelse mot den aktuelle leverand eller forretningspartneren

3.5 Forhindre og redusere mulig og faktisk negativ påvirkning

Dersom TSV identifiserer en negativ innvirkning på problemer som vi forårsaker eller bidrar til, skal TSV uten opphold iverksette tiltak for å forhindre at slike aktiviteter forårsaker eller bidrar til uønskede konsekvenser i fremtiden. Dette kan inkludere tiltak for å stanse eller korrigere den aktuelle aktiviteten, gjennomgå eksisterende retningslinjer, rutiner og kontrakter, og/eller gi opplæring til relevante arbeidere og styrke styringssystemene. Hvis TSV har forårsaket eller bidratt til en negativ innvirkning på menneskerettighetene, skal vi iverksette passende korrigerende tiltak. TSV vil gå i dialog med interessenter som er berørt av aktiviteten. Vi vil også bruke vår innflytelse overfor leverandører og forretningspartnere for å oppmuntre dem til å iverksette tiltak for å stoppe, forhindre og redusere potensielle og faktiske negative påvirkninger i deres forsyningskjede.

TSV skal også overvåke at korrigerende tiltak er iverksatt, og at de er effektive. I tillegg vil TSV spore effektiviteten til våre egne forpliktelser og due diligence-aktiviteter.
Våre ansatte er opplært og blir oppmuntret til å bruke TSV sitt avvikssystem for å melde inn brudd på våre retningslinjer for menneskerettigheter eller lignende.
En viktig del av retningslinjene er at ingen ansatte skal oppleve negative konsekvenser, trakassering, diskriminering eller gjengjeldelse for å fremsette et krav i god tro om brudd på TSV sine retningslinjer. Hos oss fremmer vi en åpen dør kultur og oppfordrer medarbeidere til å dele spørsmål, bekymringer, forslag eller klager med noen som kan svare på dem på riktig måte.

4 Interessentengasjement

Gjennom hele prosessen ved aktsomhetsvurderinger er det viktig med engasjement fra interne og eksterne interessenter for å sikre nøyaktig og rett informasjon. For å ivareta selskapets omdømme og åpenhet bestreber TSV seg på å holde en opplyse om eventuelle funn og planer gjennom åpen dialog. Opplysningene vil inngå i en årsrapport etter åpenhetsloven.
Årsrapporten vil bli gjort tilgjengelig på TSV sin nettside.

TSV lytter til og respekterer interessentenes kritikk og forslag og innlemmer disse etter behov i sine virksomheter. Hvis TSV kan ha forårsaket eller bidratt til en negativ påvirkning, vil vi engasjere oss med berørte eller potensielt berørte interessenter og rettighetshavere. I tillegg vil vi ved behandling av forespørsler fra interessenter gi tilstrekkelig og forståelig informasjon i samsvar med åpenhetsloven, og om nødvendig følge opp med rimelige vurderinger og tiltak.

5 Gjennomføring og oppfølging

Denne versjonen av TSV sine retningslinjer for ansvarlig forretningsatferd ble godkjent av eier 12 juni 2023. TSV vil sikre fullstendig implementering av disse retningslinjene ved kontinuerlig å spore fremdriften og tillate revisjoner av retningslinjene om nødvendig.