Retningslinjer for leverandører
1 Generelt
Toyota Sørvest (heretter kalt TSV) bestreber seg på å identifisere og overvåke menneskerettighetsrisikoen innenfor sin forsyningskjede som anses som essensielle og høy prioritet.
Disse retningslinjene for leverandører er basert på verdenserklæringen om menneskerettigheter og UN Global Compacts 10 prinsipper for bærekraftig utvikling.
TSV er forpliktet til å respektere menneskerettighetene slik
de er nedfelt i vår policy for ansvarlig forretningsatferd, og som er fastsatt
i FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter» (UNGP), den
internasjonale konvensjonen om økonomisk, sosial og kulturelle rettigheter av
1966, den internasjonale konvensjonen om sivile og politiske rettigheter av
1966 og ILOs konvensjoner om grunnleggende prinsipper og rettigheter på
arbeidsplassen (som til sammen utgjør "Internasjonale menneskerettigheter").
Derfor skal kravene i disse retningslinjene tolkes i samsvar med internasjonale
menneskerettigheter.
Retningslinjer for leverandører gjelder TSVs leverandører og forretningspartnere, deres datterselskaper og tilknyttede selskaper, samt eventuelle underleverandører som leverer varer eller tjenester til TSV.
2 Overholdelse av leverandørens atferdskodeks (Code of Conduct)
Retningslinjer for leverandører skal anses som en vesentlig og integrert del av enhver kontrakt som inngås mellom TSV og den aktuelle leverandøren.
TSV vil vurdere om potensielle og eksisterende leverandører er i samsvar med våre retningslinjer for leverandører. Ved valg av leverandører vil TSV, i tillegg til andre elementer, vurdere overholdelse av våre retningslinjer for leverandører.
For å sikre overholdelse av våre retningslinjer for leverandører, kan TSV kreverelevant informasjon og gjennomføre revisjoner på stedet av leverandører. Leverandører må la TSV, eller enhver tredjepart utpekt av TSV, evaluere leverandørens fasiliteter og drift, og leverandørens overholdelse av våre retningslinjer for leverandører generelt. Leverandører kan også bli bedt om å utføre egenevalueringer basert på våre retningslinjer for leverandører.
3 Brudd og oppsigelse
Ved brudd på våre retningslinjer for leverandører vil TSV diskutere korrigerende tiltak gjennom en åpen dialog med den aktuelle leverandøren. Leverandøren skal iverksette korrigerende tiltak innen rimelig tid og gi informasjon til TSV om tiltakene som er iverksatt.
Dersom Leverandøren eller underleverandøren ikke iverksetter nødvendige korrigerende tiltak innen rimelig tid, eller det er alvorlige og/eller flere brudd, har TSV rett til å si opp den eller de relevante kontraktene med Leverandøren.
4 Lovoverholdelse
4.1 Overholdelse av gjeldende lover og forskrifter
TSVs leverandører er pålagt å overholde gjeldende lover og forskrifter i hvert land og region der de opererer, og å etablere og gjennomføre retningslinjer, struktur og mekanisme for å sikre og verifisere lovlig overholdelse.
4.2 Forvaltning og beskyttelse av konfidensiell informasjon
Leverandører skal administrere og beskytte selskapets konfidensielle informasjon som forretningshemmeligheter og bruke slik informasjon på en hensiktsmessig måte. I tillegg skal leverandører kun innhente konfidensiell informasjon om andre selskaper fra autorisert personell på legitime måter.
Leverandører skal kun innhente personopplysninger om medarbeidere, kunder og forretningspartnere på legitime måter. Man skal administrere og beskytte slik informasjon på en sikker måte, og kun bruke informasjonen innenfor det tillatte omfanget.
4.3 Beskyttelse av åndsverk
Leverandører skal kontinuerlig overvåke og beskytte all intellektuell eiendom til selskapet mot enhver krenkelse fra andre. I tillegg skal ikke leverandører krenke andres immaterielle rettigheter (som patenter, verktøy, design og varemerker), ulovlig bruke slik immateriell eiendom eller lage ulovlige kopier av programvare eller publikasjoner.
4.4 Overholdelse av konkurranselovene
Leverandører skal ikke engasjere seg i ulovlige handlinger mot konkurranselovene og reguleringene i hvert land og hver region, inkludert private monopoler, urimelig restriksjon av handel (kartell, samarbeidskonkurranse, etc.) eller urettferdig handelspraksis.
4.5 Eksportkontroller
Leverandører er pålagt å følge lover og regler som gjelder eksportkontroll, gjennomføre slike kontroller grundig og etablere styring som bekrefter om produkter, teknologi eller annen eksport er underlagt regelverk, samt utarbeide og fremlegge dokumentasjon på slik bekreftelse.
4.6 Antibestikkelser og korrupsjon
Leverandører skal overholde gjeldende lover og forskrifter angående politiske donasjoner eller bidrag og bestrebe seg på å bygge transparente og rettferdige forhold til politiske partier eller administrative organer. Leverandører skal ikke delta i å gi eller motta gaver, underholdning eller penger med kunder, leverandører og andre forretningspartnere for å skaffe eller opprettholde urettmessige renter eller urettmessig fortrinns behandling.
5 Arbeid og menneskerettigheter
5.1 Overholdelse av TSVs menneskerettighetsstandarder og retningslinjer
Leverandører må respektere og referere til internasjonale
normer som Verdenserklæringen om menneskerettigheter, FNs veiledende prinsipper
for virksomhet og menneskerettigheter (UNGP), og også fremme aktiviteter
knyttet til menneskerettigheter basert på UNGP. Leverandører oppfordres sterkt
til å etablere og kontinuerlig iverksette en menneskerettighets
selskapsvurderingssystem i samsvar med standardene fastsatt i OECDs due
diligence-veiledning for ansvarlig forretningsatferd, for å oppfylle ansvaret
for å respektere menneskerettighetene. Selskapsvurderingsprosessen skal
iverksette identifisering, forebygging og reduksjon av risikoer i forhold til
arbeidskraft og menneskerettigheter.
Leverandører skal iverksette tilstrekkelige tiltak og prosedyrer for å redusere
risikoen.
Leverandørene skal iverksette prosedyrer og retningslinjer med hensyn til korrigerende
handlinger for brudd på eller negativ innvirkning på menneskerettigheter og
anstendige arbeidsforhold identifisert av interne eller eksterne revisjoner,
vurderinger, inspeksjoner eller undersøkelser. I tillegg skal leverandører
umiddelbart varsle TSV om enhver negativ innvirkning på menneskerettigheter
eller anstendige arbeidsforhold identifisert i deres forretningsaktiviteter
eller forsyningskjede.
Leverandører skal bestrebe seg på å avsløre handlingene som er tatt for å respektere menneskerettighetene, sammen med passende tiltak. Leverandører skal også utvikle og drifte en praktisk utbedringsmekanisme eller utvide funksjonen til eksisterende klagemekanismer.
5.2 Ikke-diskriminering
Våre leverandører må overholde ILO-konvensjonen 100 og 111,
i tillegg til den internasjonale konvensjonen om økonomiske, sosiale og
kulturelle rettigheter av 1966 artikkel 7 og 8.
Vi krever at våre leverandører ikke diskriminerer på grunnlag av personlige
egenskaper beskyttet av lokalt gjeldende lover og regler, med hensyn til alle
aspekter ved ansettelse, inkludert søknadsprosess, ansettelse, forfremmelse, kompensasjon,
tilgang til opplæring, jobbtildeling, lønn, fordeler, disiplin, oppsigelse og/eller
pensjonering.
Vi forventer at våre leverandører, i samsvar med
ILO-konvensjonen 190, ikke tolererer noen form for trakassering på
arbeidsplassen basert på de personlige egenskapene som er beskyttet av lokale
gjeldende lover og forskrifter, som rase, etnisk og nasjonal opprinnelse,
religion, alder, kjønn, etc. Trakassering kan innebære verbal, visuell eller fysisk
oppførsel som negativt forstyrrer arbeidsytelsen, reduserer verdigheten til enhver
ansatt eller skaper et skremmende, fiendtlig eller på annen måte støtende arbeidsmiljø.
Leverandører må implementere prosedyrer for umiddelbar rapportering og
undersøkelse av eventuelle trakasseringsklager og gjøre det mulig for medarbeidere
å rapportere alle tilfeller av trakassering uten frykt for represalier, trusler
eller trakassering.
5.4 Barnearbeid
Barnearbeid, som definert av ILO-konvensjonen 138 og 182,
skal være forbudt i TSVs leverandørkjede. Der lokale lover og ILO-konvensjon
138 er i konflikt, skal leverandøren operere i samsvar med ILO-konvensjon 138.
Leverandører skal iverksette rimelige tiltak for å sikre at det ikke er
barnearbeid på deres eget produksjonssted eller produksjon eller drift av deres
underleverandører. Minimumsalderen for ansettelse skal være 15 år, den lovlige
minstealderen for ansettelse, eller alderen for å fullføre obligatorisk
utdanning, avhengig av hva som er høyest i henhold til lokale gjeldende lover
og forskrifter.
Leverandører skal ikke bruke ansatte under 18 år til farlig arbeid. Imidlertid
kan jobbtrening eller lærlingeprogrammer som er tillatt i henhold til lokale
gjeldende lover og forskrifter, tillates.
Leverandører skal ha en bekreftet kopi av et offisielt dokument som viser arbeidernes fødselsdato. Dersom dette ikke er mulig, må leverandørene og samarbeidspartnerne bruke andre hensiktsmessige metoder for å vurdere alder.
5.5 Tvangsarbeid
Leverandørene skal sørge for at alt arbeid er frivillig, og at det ikke er bruk av menneskehandel, slaveri, tvangs- eller tvangsarbeid eller andre former for ufrivillig arbeid i deres forretningsaktiviteter og forsyningskjede, i henhold til ILO-konvensjonen 29 og 105. Leverandører skal sikre at arbeidstakere står fritt til å slutte eller avslutte arbeidsforholdet.
Leverandører må ikke kreve at medarbeidere, som må jobbe i en juridisk status, leverer pass, offentlig utstedt identifikasjon eller arbeidstillatelse som betingelse for ansettelse.
5.6 Levelønn
TSV vil tilstrebe og oppmuntre leverandørenes oppfølging av å sikre levelønn for medarbeidere, det vil si lønn og ytelser som i det minste dekker de grunnleggende behovene for medarbeider og hans eller hennes familie, i samsvar med den internasjonale konvensjonen om økonomisk, sosial og kulturell Rettigheter av 1966 artikkel 7 og 8.
Leverandører skal sikre at lønn som et minimum oppfyller lokale gjeldende lover eller industristandarder, avhengig av hva som er høyest. Betalinger skal skje rettidig, i lovlig betalingsmiddel og fullt dokumentert. Lønn skal omfatte overtidstimer, trekk i lønn, akkord og andre kompensasjonselementer.
Leverandører må gi lovpålagte fordeler og sikre at lønn, annen kompensasjon, fordeler og fradrag er detaljert og forklart, i samsvar med lokale gjeldende lover og forskrifter, klart og regelmessig for sine medarbeidere.
5.7 Arbeidsmiljø
Leverandører skal prioritere sikkerhets- og helseprogrammer og retningslinjer på jobben, slik at hver medarbeider er i stand til å jobbe uten unødige bekymringer og bestrebe seg på å forhindre at ulykker og skader skjer på jobben. I tillegg skal leverandørene støtte arbeidet med å forbedre helsen til sine medarbeidere gjennom helsefremmende aktiviteter på jobben, veiledning for å forebygge sykdom og andre midler.
5.8 Arbeidstid
Leverandører skal overholde gjeldende lover og regler som gjelder medarbeideres arbeidstid, hviledager og overtidsarbeid. Leverandører skal sørge for at arbeidsuker ikke overstiger 60 timer, inkludert overtid. Arbeidstakere skal ha minst én fridag hver syvende dag, unntatt i nødstilfeller eller uvanlige situasjoner.
5.9 Rett til å melde seg inn i fagforeninger
Leverandører skal anerkjenne medarbeidernes rett til fritt å assosiere seg, eller ikke å knytte seg, i samsvar med lokale gjeldende lover og forskrifter, og i samsvar med ILOs kjernekonvensjoner. Leverandører skal også oppmuntre ansatte til å kommunisere åpent og direkte med ledelsen uten frykt for represalier, trusler eller trakassering.
5.10 Varslingsrutine
Leverandører skal sørge for en klagemekanisme for medarbeidere for å rapportere klager på arbeidsplassen og brudd på samsvar i samsvar med lokale lover og forskrifter. Beskyttelse og konfidensialitet for varslere skal sikres, og gjengjeldelse skal være forbudt.
5.11 Ansvarlig innkjøp av materialer
Leverandører skal sørge for å unngå anskaffelse eller bruk av materialer som er ulovlige, eller som er skaffet gjennom uetiske eller på annen måte uakseptable midler (som konfliktmineraler). Vi forventer at leverandører tar passende skritt for å avbryte anskaffelsen av disse materialene hvis bruk oppdages. Leverandører som anser bruk av konfliktmineraler som en risiko i sin forretningsdrift, skal utvise due diligence i samsvar med OECDs Due Diligence-veiledning for ansvarlige forsyningskjeder av mineraler fra konfliktpåvirkede og høyrisikoområder og andre gjeldende internasjonale standarder.
6 Lokalt og globalt samfunn
6.1 Miljø
Leverandører må etterstrebe vekst i harmoni med miljøet og sikte på nullutslipp i virksomheten. Leverandører er pålagt å etablere et miljøstyringssystem som kan fremme miljøbevaringsaktiviteter og kontinuerlig forbedre dem, i tillegg til å overholde gjeldende miljølover og -forskrifter i hvert selskap.
Leverandører må også fremme riktig styring av miljømessige bekymringsfulle stoffer (SoC) samt forbedre miljøprestasjonen.
6.2 Ansvarlig materialinnkjøp
Våre leverandører må skaffe materialer med full overveielse og forsiktighet for å unngå anskaffelse eller bruk av materialer som er ulovlige, eller som er oppnådd gjennom uetiske eller på annen måte uakseptable midler (som konfliktmineraler). Vi forventer at leverandører tar passende skritt for å avbryte anskaffelsen av disse materialene hvis bruk oppdages. Konfliktmineraler er mineraler som kommer fra Den demokratiske republikken Kongo og naboland som direkte eller indirekte har bidratt til finansieringen av væpnede grupper.
6.3 Sosialt bidrag
Leverandører må bestrebe seg på å ta hensyn til de samfunnsmessige utfordringene i hvert enkelt samfunn for å fremme dets velstand og utvikling, og å drive sosiale bidragsaktiviteter som fører til løsning av slike utfordringer i samarbeid med lokalsamfunnene.
6.4 Offentliggjøring av informasjon til interessenter
Leverandører skal bestrebe seg på å avsløre til interessenter slik informasjon som er relevant for dem, inkludert ledelse, økonomisk tilstand, miljøvern, fellesskap og sosialt bidrag, på en rettidig og rettferdig måte og for å bygge og opprettholde positive relasjoner med interessenter gjennom åpen og rettferdig kommunikasjon.
6.5 Utvikle og implementere retningslinjer og retningslinjer for forretningspartnere
Leverandørene våre skal strebe etter å utdype og utvide CSR-initiativer med forretningspartnere (f.eks. nivå 2-nivå) ved å utvikle og gjennomføre individuelle CSR-policyer og retningslinjer som inkluderer retningslinjene skissert ovenfor.
Leverandører skal også fremme ovennevnte aktiviteter med tanke på hele leverandørkjeden og gjennomføre nødvendige mottiltak for oppfølging og forbedring av forretningspartnere.
